A digitális adatkezelés világában az információbiztonság minden vállalat számára kulcsfontosságú, különösen az Európai Unió Általános Adatvédelmi Rendelete (GDPR) óta. Bár sokan elsősorban az online rendszerekre gondolnak adatvédelem kapcsán, a nyomtatási folyamatok is komoly kockázatot jelenthetnek – ha nem kezeljük őket megfelelően.

A Kyocera nyomtatók és multifunkciós eszközök számos beépített funkcióval segítik az adatbiztonsági elvárások teljesítését, így támogatva a megfelelőséget és a vállalati hitelességet.

PIN-kódos nyomtatás

A felhasználó által beállított PIN-kód révén a nyomtatás csak akkor indul el, amikor a dokumentumot ténylegesen átveszik. Ez megakadályozza, hogy illetéktelen személyek hozzáférjenek bizalmas anyagokhoz, amelyek a nyomtató tálcáján maradnának.

Titkosított fájlkezelés

A Kyocera rendszerek támogatják az adattitkosítást, legyen szó nyomtatásra küldött fájlokról vagy hálózaton átvitt dokumentumokról. Ez különösen fontos érzékeny információk – például HR- vagy pénzügyi adatok – esetében.

Jogosultságkezelés

A multifunkciós eszközök képesek felhasználói szintek szerint szabályozni, hogy ki milyen műveletet végezhet: például csak szkennelhet, de nem nyomtathat, vagy csak adott mappába menthet fájlokat. Ez csökkenti az emberi hibákból eredő adatvesztés vagy adatlopás kockázatát.

Auditálás és naplózás

A Kyocera megoldásai képesek minden egyes művelet naplózására, így bármikor visszakereshető, ki, mikor és mit nyomtatott vagy szkennelt. Ez nemcsak az átláthatóságot növeli, hanem segíti a belső ellenőrzési és megfelelőségi folyamatokat is.

Összegzés

A Kyocera nem csupán a hatékonyságot, hanem a biztonságot is szem előtt tartja. A GDPR-korszakban, amikor az adatok védelme kiemelt fontosságú, a Kyocera intelligens nyomtatási megoldásai – mint a PIN-kódos nyomtatás, titkosított fájlkezelés és jogosultságkezelés – megbízható védelmet nyújtanak. A vállalatok így nemcsak a működésüket teszik biztonságosabbá, hanem a partnereik és ügyfeleik bizalmát is erősítik.

Bevezetés

A nyomtató méretének kiválasztása az iroda igényeinek megfelelően kulcsfontosságú döntés. A leggyakoribb kérdés, hogy A4-es vagy A3-as formátumot támogató nyomtatót válasszunk-e. Mindkét típusnak megvannak az előnyei és hátrányai, amelyeket érdemes mérlegelni a beszerzés előtt.

A4 nyomtatók – ideálisak a mindennapi feladatokhoz

Az A4-es nyomtatók a legelterjedtebbek az irodákban, hiszen a legtöbb dokumentum – levelek, szerződések, számlák – ezen a formátumon készül. Ezek a készülékek általában kompaktabbak, olcsóbbak és kisebb helyigényűek, így ideálisak olyan irodákba, ahol a nyomtatási igények nem túl nagyok vagy nem szükséges nagyobb méretű anyagokat előállítani.

A3 nyomtatók – nagyobb rugalmasság és kreatív lehetőségek

Az A3-as nyomtatók képesek nagyobb méretű dokumentumokat, például plakátokat, táblázatokat, műszaki rajzokat vagy prospektusokat nyomtatni. Ez a típus különösen előnyös lehet olyan irodákban, ahol rendszeresen szükség van nagyobb méretű anyagokra vagy kreatív, vizuális tartalmak előállítására. Ugyanakkor az A3-as készülékek általában nagyobbak, drágábbak és magasabb fenntartási költségekkel járnak.

Mire figyeljünk a választáskor?

• Nyomtatási volumen és formátumigény: Ha főként szabványos, napi irodai dokumentumokat nyomtatnak, az A4-es nyomtató elegendő lehet. Ha azonban rendszeresen szükség van nagyobb formátumokra, az A3-as a jobb választás.
• Helyigény: Az A3-as nyomtatók nagyobb helyet foglalnak el, ezért az iroda mérete és elrendezése is befolyásolja a döntést.
• Költségek: Az A3-as eszközök beszerzési és fenntartási költségei magasabbak lehetnek, ezért fontos a költség-haszon elemzés.
• Technológiai előnyök: A Kyocera mindkét kategóriában kínál megbízható, energiatakarékos és hosszú élettartamú ECOSYS nyomtatókat, amelyek hatékonyan szolgálják ki a modern iroda igényeit.

Kyocera megoldások az irodai igényekre

A Kyocera széles kínálatában megtalálhatók mind A4-es, mind A3-as nyomtatók, melyek a legmagasabb minőséget és gazdaságosságot képviselik. Az ECOSYS technológia tartósságot és környezetbarát működést biztosít, miközben a készülékek könnyen integrálhatók a vállalati IT-rendszerekbe.

Összegzés

A4 vagy A3 nyomtató választása az iroda specifikus igényeitől függ. A mindennapi dokumentumokhoz és kisebb irodákhoz az A4-es modellek praktikusak, míg a nagyobb formátumú nyomtatási igények esetén az A3-as eszközök jelentik a legjobb megoldást. A Kyocera nyomtatók pedig mindkét esetben biztosítják a megbízhatóságot és költséghatékonyságot.

Bevezetés

A modern vállalatok számára az információk hatékony kezelése és rendszerezése kulcsfontosságú tényező a versenyképesség megtartásában. A dokumentumok keletkezése, tárolása, megosztása és biztonságos archiválása már nem csupán adminisztratív feladat, hanem stratégiai kérdéssé vált. A digitális transzformáció és a hibrid munkavégzés térhódításával a papíralapú dokumentumkezelés háttérbe szorult, helyette a felhőalapú és automatizált megoldások kerülnek előtérbe.

Dokumentumkezelési kihívások a 21. században

A vállalatok egyre növekvő adatmennyiséggel dolgoznak. A hagyományos, manuális dokumentumkezelés számos problémával jár:

• Időigényes keresés
• Verzók követhetetlensége
• Jogosulatlan hozzáférések kockázata
• Nehéz adattár integráció
• GDPR és egyéb szabályozásoknak való megfelelés nehezísége

A szervezetek számára egyre fontosabbá válik, hogy minden információ strukturáltan, auditálhatóan és skálázhatóan legyen elérhető.

A digitális dokumentumkezelés előnyei

A digitalizált dokumentumkezelés nem csupán hatékonyságnövekedést eredményez, hanem a munkafolyamatokat is optimalizálja:

• Gyors kereshetőség: metaadatok és kulcsszavas keresés segítségével
• Automatizált munkafolyamatok: számlaengedélyezés, belső dokumentumkörlapozás
• Biztonság: titkosított adattárolás és szabályozott hozzáférés
• Költségcsökkentés: kevesebb nyomtatás és fizikai archiválás

A Kyocera Cloud Information Manager (KCIM)

A Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) egy felhőalapú dokumentumkezelő rendszer, amely kifejezetten a kis- és középvállalatok, valamint nagyvállalatok igényei szerint lett kialakítva.

Fő funkciók:

• Dokumentumtár strukturálása: egyedi mappaszerkezetek, címkézés, verzókövetés
• Hozzáférés-szabályozás: szerepkör alapú jogosultságkezelés
• Integráció: MFP-eszközökkel (Kyocera nyomtatók, szkennerek), Microsoft 365-tel, ERP rendszerekkel
• Audit nyilvántartás: teljes dokumentumhasználat naplózása
• Felhőalapú elérés: bárhonnan, bármikor, mobil eszközökről is
• GDPR megfelelőség: adatmegőrzési szabályok, titkosított kommunikáció

Használati forgatókönyvek

1. Pénzügyi osztály: A bejövő számlák automatikusan bekerülnek a rendszerbe, megkapják a megfelelő címkéket, majd elindul a jóváhagyási munkafolyamat.
2. HR osztály: Munkavállalói dokumentumok (pl. munkaszerződések) biztonságos tárolása, a dokumentumok elérhetővé tétele kizárólag jogosultsággal rendelkező személyeknek.
3. Jog osztály: Szerződések verzókövetése, lejáratfigyelés, automatikus értesítések.

Előnyök a döntéshozók számára

A KCIM nemcsak az IT és adminisztratív osztály számára hasznos, hanem a felsővezetés is élvezheti előnyeit:

• Átláthatóság a dokumentumhasználatban
• Bizonyíték alapú döntéshozatal
• Hatékonyabb megfelelőségi auditok
• Rugalmasság a növekedés és változás közepette

Összefoglalás

A dokumentumkezelés korszerűsítése a digitális átalakulás egyik legkritikusabb eleme. A Kyocera Cloud Information Manager segítségével a vállalatok nemcsak biztonságosan és hatékonyan kezelhetik dokumentumaikat, hanem hosszútávú versenyelőnyre is szert tehetnek

Irodai nyomtatás hibrid munkakörnyezetben – mobilnyomtatás, felhőelérés és BYOD

Home office támogatás, távoli hozzáférés

A hibrid munkavégzés egyre inkább megszokottá válik a modern irodai környezetben, ahol a munkavállalók otthonról, irodából, vagy akár útközben is végzik feladataikat. Ez a változás új kihívásokat jelent a vállalati infrastruktúrák számára, különösen az irodai nyomtatás és dokumentumkezelés terén. A rugalmas, biztonságos és egyszerű nyomtatási megoldások kulcsfontosságúak a hatékony munkavégzés fenntartásához.

Mobilnyomtatás és távoli hozzáférés a hibrid irodában

A mobilnyomtatás lehetővé teszi, hogy a felhasználók bármilyen eszközről – legyen az laptop, okostelefon vagy tablet – közvetlenül küldjenek dokumentumokat nyomtatásra, akár otthonról, akár az irodában vannak. Ezáltal csökken a munkahelyi időveszteség és növekszik a rugalmasság.

A Kyocera innovatív nyomtatómegoldásai támogatják a különböző mobilnyomtatási protokollokat, mint például az AirPrint, Mopria vagy Google Cloud Print, így a BYOD (Bring Your Own Device) kultúra zavartalanul működhet.

Felhőalapú nyomtatás – egyszerű és biztonságos hozzáférés bárhonnan

A felhőelérés új dimenziót nyit meg az irodai nyomtatásban: a dokumentumok közvetlenül a felhőből nyomtathatók, így nem szükséges lokális hálózati kapcsolat vagy bonyolult VPN konfiguráció. Ez különösen előnyös a home office-ban dolgozóknak, akik így könnyedén hozzáférhetnek a vállalati dokumentumokhoz.

A Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) rendszere lehetővé teszi a dokumentumok biztonságos, központi tárolását és felhőalapú kezelését, miközben támogatja a különféle jogosultsági szinteket és auditálási funkciókat. Ezáltal a nyomtatás nem csak kényelmes, de megfelel a vállalati adatvédelmi előírásoknak is.

BYOD és biztonság – hogyan védhetjük meg az adatokat?

A BYOD rendszer sok előnyt kínál, de egyben komoly biztonsági kockázatokat is rejt magában. A vállalatnak gondoskodnia kell arról, hogy a személyes eszközökről érkező nyomtatási kérések is biztonságosak legyenek.

A Kyocera készülékek beépített biztonsági funkciói, mint a PIN-kódos nyomtatás, titkosított adatátvitel és jogosultságkezelés, megakadályozzák az illetéktelen hozzáférést, még akkor is, ha a felhasználó távolról, saját eszközéről küldi el a dokumentumokat.

Összegzés

A hibrid munkakörnyezet megköveteli a nyomtatási infrastruktúra modernizálását, hogy az megfeleljen a távoli és mobil munkavégzés követelményeinek. A Kyocera innovatív megoldásai, mint a mobilnyomtatás támogatása, a felhőalapú dokumentumkezelés és a fejlett biztonsági funkciók, biztosítják a gördülékeny és biztonságos irodai nyomtatási folyamatokat, legyen szó irodáról, otthonról vagy akár útközben végzett munkáról.

A TASKalfa 9002i került a “Summer Pick Award” dobogó legfelső fokára

A nyomtató szektor már sokadjára ismeri el a KYOCERA Document Solutions vezető szerepét. Ennek okán a Buyers Lab (BLI) a “Most Reliable Colour Copier Multi-functional Product Brand”, azaz A legmegbízhatóbb színes multifunkciós készülék gyártó minősítést is neki ítélte.

2018 a díj érvénybe lépésének éve, amit egy hosszú, három esztendős periódus előzött meg, amikor is különböző szempontok - dizájn, fejlesztés és gyártás - alapján vizsgálták és tesztelték a printing szektor résztvevőit.

A KYOCERA, a világ egyik vezető nyomtató és dokumentumkezelő megoldásokat szolgáltató gyártója, esetében 10-es skálán maximális értékelést szerzett a színminőség, a nyomtatási sebesség és az alacsony költségek mint szempont. Az eredmények rávilágítanak a termék megbízhatóságára, továbbá arra, hogy a gyártó más szegmensekben is képes magasszintűt alkotni és fejlődni az évek során.

“A KYOCERA színes nyomtatói jogosan érdemlik meg a Kiváló megbízhatóság jelzőt, ugyanis minden készüléke maximális pontszámot ért el,” jegyezte meg George Mikolay, a Keypoint Intelligence igazgató-munkatársa. “Az elakadások száma nagyon alacsony, a szervizi beavatkozások gyakorisága pedig nulla. A KYOCERA színes készülékek arra születtek, hogy produktivitásra bíztassák a felhasználót.”

Marcel Ebbenhorst, a KYOCERA Document Solutions Europe Hardware Marketing Senor Menedzsere úgy gondolja, hogy a díj “igazolja a valódi vezetői szerepünket a színes MFP szektorban. Elismeri az általunk belefektetett kemény munkát és elhivatottságot annak érdekében, hogy a legjobb termékeket nyújtsuk a piaci partnereink és viszonteladóink számára.”

A TASKalfa 9002i lett a legjobb 90-ppm-es MFP

A Keypoint Intelligence – Buyers Lab továbbá elismerte a KYOCERA TASKalfa 9002i termék kiválóságát a 90-ppm-es MFP készülékek közül a “Summer Pick Awards” versenyen. A gép 90 lap/perces magas minőségű nyomtatásaira való tekintettel jogosan szerezte meg a díjat.

A termék 2018. májusában, az új nagyteljesítményű A3-as portfólió tagjaként  jött a piacra. A TASKalfa 9002i a legelterjedtebb készülék az oktatási szektorokban, a közszférában, a reprográfiai osztálytoknál, illetve egyéb olyan területeken, ahol a megbízhatóság, a gyorsaság és az alacsony költségek főbb szempontoknak számítanak.

 “A KYOCERA TASKalfa 9002i egy felsőbbrendű szereplő, aki mindenképp előnyt kovácsol a közép- illetve nagyvállalkozások számára.” mondta Mikolay. “Kimagasló megbízhatóság és magas minőség párosítva a robosztus jellemvonásokkal és a zökkenőmentes integrációs lehetőségekkel.”

Nagyító alatt a Kyocera ECOSYS M2040 DN MFP nyomtató. 

Nehéz helyzetben vannak a forgalmazók, amikor egy nyomtatótól nem csupán sokoldalú felhasználhatóságot, de gazdaságos üzemeltethetőséget, hosszútávon stabil nyomatminőséget, könnyű és gyors szervizelhetőséget, valamint az említettekhez képest alacsony árat várnak el a felhasználók; pláne ha mindezeknek kompakt, helytakarékos kialakítással is kell párosulniuk.

A nagy terhelhetőségű multifunkciós gépek a legtöbbször borsos árukkal hívják fel magukra a figyelmet, a Kyocera Ecosys M2040 DN pont ezért lehet ennyire sikeres az egészségügyben, 4 alapfunkciós párosít a lehető leggazdaságosabb formában, nagyobb kompromisszumok nélkül. Monokróm nyomtatás, lapolvasás, másolás, fax; minden területen minőséget képvisel.

A járóbeteg ellátást nyújtó egészségügyi szolgáltatók részéről egyértelműen megfogalmazásra kerültek ezek a kritériumok. Miért tud a Kyocera Ecosys M2040 DN mégis sikeres lenni ebben a szegmensben? Első erénye a rendkívül kompakt kialakítás. A legtöbbször a tényleges betegellátáshoz nem szükséges eszközök számára igen korlátozott nagyságú hely áll rendelkezésre, ez az mfp 417 mm × 412 mm × 437 mm dimenzió méreteivel hasznos helyet spórol a régebbi, nagyméretű készülékekkel szemben.

Fontos kritérium, hogy papír, nyomat formátumok széles palettáját tudja kezelni az eszköz, beleértve az egyáltalán nem szabvány méretű formátumokat, mind a recept formátum, illetve a különböző igazolások, vények formátuma, ezek mindegyikével megbirkózik az eszköz, ezért nincs szükség a korábban rendszeresített külön receptnyomtatók használatára sem. Megkönnyíti az egészségügyi felhasználást az a tény is, hogy nem kell gyakran pótolni a nyomtatáshoz használt lapokat, emiatt nem szükséges folyton megszakítani a munkamenetet. A papírfiókban 250 lap, míg a kézi adagolóban 100 lap tárolható.

A lapolvasó funkciónál nagy előnyt jelent az az újdonság, hogy a másolandó dokumentum mindkét oldalát egy áthúzással képes leolvasni. Ennek az újításnak köszönhetően nagyban csökkent a papírelakadások lehetősége mely jellemző a szektorra, a rengeteg különböző papír formátumnak köszönhetően, valamint kétoldalas dokumentumok beolvasása így már nem jár a lapolvasási sebesség felére csökkenésével.

Az Ecosys M2040 DN egyik, ha nem legnagyobb előnye az eddig taglaltakon kívül, a rendkívül gazdaságos üzemelés. Az induló festék mennyiség ~3600 oldal nyomtatására elég, majd 7200 oldalas TK-1170 toner használatával igen alacsonyan tarthatóak a nyomatok költségei.  A Kyocera nyomtatók energia gazdálkodása is igen fejlett sémát követnek, így a legtöbb multifunkciós géphez képest alacsonyabb az energia fogyasztásuk, köszönhető ez annak a ténynek is, hogy bekapcsolás után már 6.4 másodperccel elkészülhet az első nyomat és nem kell hosszasan várni a felmelegedésre.

Végezetül kiemelhetjük még népszerűségének okaként a letisztult, követhető kezelőfelületet. A funkció és numerikus billentyűk jól elhatárolható csoportokat alkotnak, a folyadékkristályos kijelző kellőképpen tiszta és magas fényerejű, könnyen átlátható képével megkönnyíti a mindennapi használatot.

A KYOCERA Document Solutions közemúltbeli fejlesztéseinek fókuszában a kiforrottabb felhasználói és adminisztrátori élmény megteremtése állt, a szervezeti biztonság növelésével és a szabályzásoknak való megfelelőség fenntartásával együtt

Kyocera - GDPR ready

Filestar

A közkedvelt dokumentumkezelő rendszer, a Filestar, bekerülése a KYOCERA portfólióba támogatásként szolgál a szervezeteknek, hogy megfeleljenek az Európai Unió által kiadott GDPR elvárásoknak.

A web-alapokon működő rendszer hostolható felhőben vagy akár lokálisan a szervezet IT infrastruktúrájában. Lehetővé teszi a dokumentumok akár másodpercek alatti előhívását, így a felhasználó gyorsan és könnyedén elérheti a dokumentumait gyakorlatilag bármely fomátbumban, legyen az akár szöveg, videó, vagy kép formában.

Kizárólag a KYOCERA gépeit használók számára, a rendszer kiegészül egy HyPAS applikációval, ami a szervezet egyik multifunkciós nyomtatóján (MFP) fut, így a felhasználók képesek lesznek dokumentumok gyors szkennelésére a Filestar rendszer segítségével.

A GDPR közeledésével, a Filestar segíthet a vállalatoknak, hogy megfeleljenek a személyes adatvédelemmel kapcsolatos előírásoknak. A rendszer segítségével a felhasználók gyorsan rákereshetnek a kérdéses személy nevére és kitörölhetnek minden olyan dokumentumot, mely a személyes adatait tartalmazza. Továbbá, ez a megoldás garantálja a felhasználó hozzáférésének biztonságát és a többszintű engedélyeket, így az adatok biztosítva vannak elvesztés, sérülés és másolás ellen.

SecureAudit

A KYOCERA számos nyomtatás, szkennelés és másolás biztonsági alkalmazást kínál annak érdekében, hogy segítse a nyomtatás és dokumentumkezelést kiber biztonságosságát. A felhasználói hitelesítést már egy ideje biztosítja a KYOCERA Net Manager – ami lehetővé teszi, hogy a nyomtatások csak felhasználói hitelesítés után legyenek hozzáférhetőek – míg az adat titkosítási, adat felülírási folyamatok további példák a lehetőségekre, amelyekkel a biztonság biztosítható.

Hogy kiegészítse ezeket a funkciókat, a KYOCERA kifejlesztette a SecureAudit alkalmazást, ami lehetővé teszi a nyomtatáshoz köthető sebezhetőségek felismerését. Ilyen például a készülékek  alapértelmezett admin jelszavának meghagyása, valamint egyes kommunikációs portok szükségtelen nyitva hagyása. A fejlett általános biztonsági funkciók mellett, a SecureAudit további előnyt jelenthet a szervezetek számára a GDPR-nak való megfelelőség kialakítása során.

A KYOCERA SecureAudit a KYOCERA HyPAS portfóliójában érhető el.

SIMS Direct

Az oktatási szektorban tevékenykedő szervezetek számára a SIMS (School Information Management System) egy felület az olyan folyamatok számára, mint például a diákok fejlődésének nyomon követése, a szülői közösség kezelése, ellenőrző látogatások és a magatartások,  jelenlétek adminisztrációjának rögzítése. A KYOCERA SIMS Direct egy HyPAS alkalmazás, ami iskolák és egyetemek számára kínál megoldást arra, hogy a dokumentumok a szkennelés során a megfelelő helyre kerüljenek a SIMS rendszerben. A SIMS Direct könnyedén telepíthető a KYOCERA HyPAS –t támogató gépeire.

Az elkövetkezendő időszakban egyre többet fogunk hallani a GDPR-ról, avagy teljesen nevén szólítva az Általános Adatvédelmi Szabályzásról. 

Dióhéjban, a GDPR az EU elmúlt 4 éves munkájának eredménye, melynek célja az adatvédelmi törvényhozások összehangolása az új, korábban még nem tapasztalt adathasználattal.

A fő probléma, hogy az 1995-ös EU Adatvédelmi Irányelv még jóval azelőtt lépett érvénybe, hogy a digitális technológia mindennapi eszközzé nőtte ki magát. Habár törekszik a törvények leegyszerűsítésére és aktualizálására, ami összhangban van a jelenlegi munkahelyekkel, az eddiginél sokkal határozottabb büntetéseket vezet be megtagadás és szabálysértés esetén (a büntetés elérheti a 20 millió dollárt vagy az éves forgalom 4%-át, attól függően, hogy melyik magasabb), továbbá egységesíti az adatvédelmi szabályokat mind a 28 EU tagállamban. Ezen felül nagyobb lehetőséget ad az emberek számára, hogy eldöntsék, mit tehet és mit nem a vállalat a személyes adataikkal.

A GDPR 2018. május 25-től lép érvénybe az EU tagállamaiban.

Itt az idő, hogy cselekedjünk!

A 2018 májusi határidő közeledtével – és a hatalmas összegű büntetések fenyegetésével – elérkezett az idő, hogy a különböző méretű vállalkozások rendbe tegyék magukat. Ez magába foglalja a nyomtatás- és dokumentumkezelés infrastruktúráját – ami bizonyítottan gyenge pont, ha a biztonságról és az adatvédelemről beszélünk. Gondolkozzunk el egy kicsit azon, hogy vajon mennyi információ - akár személyes adat - kerül kinyomtatásra vagy szkennelésre a multifunkciós készülékek (MFP) által. Ezeket az adatokat nyomon kell követni és megfelelően védeni.

A nyomtatásbiztonság is van olyan fontos, mint bármely más része az IT hálózatnak. Valóban, gyakran nem tisztázott, hogy kire bízzuk rá és kinek a felelőssége, így ennek eredményeképpen számos cég bűnösnek tekinthető a védelem nélküli nyomtatás miatt.

Fontos szem előtt tartani az átmenetileg tárolt adatok problémáját is. Sok esetben tudtunkon kívül olyan adatmorzsák „kallódnak” a rendszerünk merevlemezén, amelyeket mi nem is akartunk eltárolni. A gépeink a feldolgozott adatokat átmenetileg a merevlemezre írva, a munkamenet végén azokat nem törlik automatikusan, csak megjelölik felülírható fájlként. Amikor az olvasófej legközelebb arra jár, és épp írni szeretne adatokat, ezek a részek már felülírhatók. Ez a rutin a sebesség miatt került még nagyon régen minden merevlemez vezérlésébe bele, és ugyanilyen okból kifolyólag a flash alapú adattárolók (pl. pendrive, SSD, stb.) is ugyanígy működnek. Ahhoz, hogy az így átmenetileg tárolt adatokat megfelelő biztonsággal kezelje a gépünk, a Kyocera modellekhez elérhető Data Security Kit megvásárlása szükséges. Ez az opció csak akkor kell, ha a szóban forgó készülékben van merevlemez vagy SSD.

Nyomtatás védelem

A nyomtatáskezelő eszközök is szerepet játszanak a biztonságban. Csakis akkor érezhetjük azt, hogy maximálisan megtettünk mindent a vállalkozás, munkavállalók és ügyfélkör adatbiztonsága érdekében, ha teljes körű rálátásunk van a nyomtatásokra és a dokumentum infrastruktúrára. Fokozott figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a nyomtatott dokumentumaink ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe addig, ameddig az irodánk területén belül vannak még. Erre a Kyocera Net Manager nevű kiegészítő szoftver kiválóan alkalmas.

Nyomtatások és adatok járnak kézről-kézre – így a kiberbiztonság kérdése abszolút aktuális. Ahogy az új GDPR szabályozások és esetleges retorziók egyre inkább körvonalazódnak, egyre inkább érezhetjük a nyomtatás és a dokumentumbiztonság szükségszerűségét.

Először is, egy fontos dolgot tisztázni kell. A hamis toner nem egyenlő a kompatibilis tonerrel. A harmadik fél által gyártott, általa kompatibilisnek vallott tonerek, melyeket saját név alatt értékesít, nem esnek ebbe a kategóriába, így ezekkel most ebben a cikkben nem foglalkozok.

Hamis toner az, amelyet az eredetivel megegyező csomagolásban, eredeti tonerként értékesítenek, de maga a toner nem a rajta szereplő gyártó által lett készítve, feltöltve és/vagy forgalmazva. Vegyük sorra, hogy ezzel milyen problémák vannak:

Jogi problémák

A Kyocera logó egy bejegyzett védjegy. Ezt csak a Kyocera használhatja, illetve azok, akiknek ő engedélyezte. A hamis tonerek gyártója/forgalmazója minden bizonnyal ezt nem tette meg, de ez valójában az ő problémája, nem a fogyasztóé.

Minőségi problémák

Végfelhasználóként nézve a hamisított toner beltartalma a valódi probléma. Az eltérő összetételű tonerpor rövid-, közép- és hosszú távú negatív hatásokkal járhat egy nyomtató számára. Sok esetben ezt nem lehet azonnal érzékelni, mert a nyomtatók festékező egységében még az előző tonerpor van, ami típustól függően akár több ezer oldalig is elegendő lenne. Ez kezd el keveredni a másik fajta tonerrel, így a minőségromlás fokozatos lesz, nem azonnali. Amikor az új tonertartály már legalább félig kifogyott, a problémák észrevehetővé válnak. Ezzel viszont nem áll meg a folyamat, mert az eltérő összetételű toner hosszú távon főalkatrész meghibásodásokhoz, idő előtti karbantartási költségekhez is szokott vezetni.

A fogyasztó megtévesztése

Végfelhasználóként a legkomolyabb probléma viszont az, ha valaki eredetiként árul egy olyan tonert, ami valójában nem az. A vevő az eredeti Kyocera toner magasabb árát fizeti egy olyan termékért, ami általában annál jóval olcsóbb.

Miért drágább az eredeti?

Jogosan merül fel a kérdés. A gyártók évek, évtizedek óta követett piaci magatartása okozza ezt. Egy nyomtató valós piaci ára (tehát amennyiért meg tudjuk venni) nem fedezi annak teljes költségeit (gyártás, kutatás-fejlesztés, marketing, stb.). Ezt a gyártók a magasabb áron forgalmazott kellékanyagon hozzák vissza, így lehet olcsóbb a nyomtató. Ezek a költség-tényezők nincsenek meg a kompatibilis tonereket gyártó cégeknél (még egyszer hangsúlyozva, hogy ez a cikk most nem róluk szól), ezért tudnak ők olcsóbban adni tonert. A két árszint közötti tetemes rést pedig kitöltik azok, akik a kompatibilis tonert eredetiként árulják, ezzel gondokat okozva mind a gyártónak, mind a jóhiszemű fogyasztónak.

Mint manapság bármilyen IT eszköz vásárlása esetén, a nyomtató kiválasztásakor is számtalan lehetőséggel találjuk magunkat szemben, ezért összeszedtünk 10 támpontot, Ami segít a legmegfelelőbb megoldás megtalálásában.

1: Az egyik legfontosabb tényező, hogy az eszközt hol tudjuk elhelyezni. Hiába tetszetősek egy gép funkciói, ár/érték aránya, ha a telepítéséhez és üzemszerű hűtéséhez szükséges hely nem áll rendelkezésre. Mérjük fel lehetőségeinket, nagyban segít leszűkíteni az alkalmas nyomtatók körét. Szerencsére a kisebb méret miatt nem kell lemondani a professzionális irodai felhasználásról, Az új TASKalfa A4-es MFP készülékek ennek szellemében készültek.

2: Vegyük számba az eddig használt megoldásokat. Ha nem szeretne külön eszközöket használni minden feladatra, akkor érdemes multi funkciós, MFP nyomtatót választania mellyel kiválthat több, esetenként nehezen összehangolható berendezést. Helyet és elektromos energiát is megspórolhat, Valamint a szükséges kellékanyagok listáját is rövidítheti, ha csak egy eszközhöz kell őket beszereznie.

3: Egyre nagyobb hangsúlyt kell fektetnünk fejlődő világunkban az információ biztonságra. Digitalizált dokumentumaink folyamatosan magasabb kockázati tényezőt jelenthetnek, ezért bizonyosodjunk meg róla hogy a kiválasztott eszköz (mfp esetén) képes-e biztonságos csatornákon keresztül eljuttatni elkészült e-dokumentumainkat digitális eszközeinkre. Ennek megfelelően hasznos ha a gyártó több platformon biztosít saját dokumentumkezelési megoldásokat.

4: Költségeink és ekológiai lábnyomunk csökkentése érdekében fontos hogy eszközeink teljesítményükhöz képest alacsony villamos energia fogyasztással és energiatakarékos funkciókkal rendelkezzenek. figyeljünk oda, hasonló paraméterekkel rendelkező gépek esetén is lehetnek nagy különbségek.

5: Gondolkodjunk előre. Lehet hogy most nincs szükségünk pár kiegészítőre, extra funkciókra, de az igényekben fellépő változásokra felkészülhetünk, ha olyan eszközt választunk ami bővíthető, átalakítható. Lehet szó akár belső memóriáról, merevlemezről, vagy akár plusz dokumentum adagolóról, azonosításhoz kártyaolvasóról.

6: Nézzünk utána, van-e szakszerviz hálózat ahol értenek a kiszemelt nyomtatókhoz, valamint online támogatást nyújt-e a Magyar gyártói képviselet. Nagyban megkönnyíti az üzemeltetést, vagy az összetett informatikai rendszerekbe történő telepítést, ha nem vagyunk magunkra utalva a problémák megoldásában.

7: A nyomtatók, illetve multifunkciós eszközök esetében örök kérdés, Tintasugaras, vagy Lézer eszköz legyen. A tintasugaras eszközök vételára vonzó lehet, viszont jóval magasabb az üzemelési költségük és kevésbé tiszta működésűek egy Lézeres géphez viszonyítva. Lézer nyomtató esetében mindenképp figyeljünk oda a gyártó által meghatározott kellékanyagok kiadósságára. A toner ár/nyomatszám arány fontosabb a kellék darabáránál, nem kell félnünk a nagy kapacitású tonerektől, a tintasugaras eszközöktől eltérően nem fog beszáradni a festék, nem áll be hosszabb állás alkalmával sem.

9: Nézzük meg hogy a gyártó milyen papír típusokat ajánl a nyomtatóhoz. Bizonyos típusok kifejezetten érzékenyek a nem megfelelő vastagságú/anyag összetételű papírokra.

10: Érdemes átgondolni, hogy az eszköz tervezett életciklusa alatt mekkora kiadással jár számunkra a beszerzése és üzemeltetése. (Kellékanyagok utántöltése, karbantartás, esetleges modul csere) Bonyolultabb felépítésű eszköz, vagy nagy példányszámú nyomatkészítés esetén, például gyakran jóval kedvezőbb konstrukcióban tud bérelni vásárlás helyett, az üzemeltetés nyűgjeitől mentesülve. Mielőtt döntene, mindenképp végezzen kalkulációkat.