Az elkövetkezendő időszakban egyre többet fogunk hallani a GDPR-ról, avagy teljesen nevén szólítva az Általános Adatvédelmi Szabályzásról. 

Dióhéjban, a GDPR az EU elmúlt 4 éves munkájának eredménye, melynek célja az adatvédelmi törvényhozások összehangolása az új, korábban még nem tapasztalt adathasználattal.

A fő probléma, hogy az 1995-ös EU Adatvédelmi Irányelv még jóval azelőtt lépett érvénybe, hogy a digitális technológia mindennapi eszközzé nőtte ki magát. Habár törekszik a törvények leegyszerűsítésére és aktualizálására, ami összhangban van a jelenlegi munkahelyekkel, az eddiginél sokkal határozottabb büntetéseket vezet be megtagadás és szabálysértés esetén (a büntetés elérheti a 20 millió dollárt vagy az éves forgalom 4%-át, attól függően, hogy melyik magasabb), továbbá egységesíti az adatvédelmi szabályokat mind a 28 EU tagállamban. Ezen felül nagyobb lehetőséget ad az emberek számára, hogy eldöntsék, mit tehet és mit nem a vállalat a személyes adataikkal.

A GDPR 2018. május 25-től lép érvénybe az EU tagállamaiban.

Itt az idő, hogy cselekedjünk!

A 2018 májusi határidő közeledtével – és a hatalmas összegű büntetések fenyegetésével – elérkezett az idő, hogy a különböző méretű vállalkozások rendbe tegyék magukat. Ez magába foglalja a nyomtatás- és dokumentumkezelés infrastruktúráját – ami bizonyítottan gyenge pont, ha a biztonságról és az adatvédelemről beszélünk. Gondolkozzunk el egy kicsit azon, hogy vajon mennyi információ - akár személyes adat - kerül kinyomtatásra vagy szkennelésre a multifunkciós készülékek (MFP) által. Ezeket az adatokat nyomon kell követni és megfelelően védeni.

A nyomtatásbiztonság is van olyan fontos, mint bármely más része az IT hálózatnak. Valóban, gyakran nem tisztázott, hogy kire bízzuk rá és kinek a felelőssége, így ennek eredményeképpen számos cég bűnösnek tekinthető a védelem nélküli nyomtatás miatt.

Fontos szem előtt tartani az átmenetileg tárolt adatok problémáját is. Sok esetben tudtunkon kívül olyan adatmorzsák „kallódnak” a rendszerünk merevlemezén, amelyeket mi nem is akartunk eltárolni. A gépeink a feldolgozott adatokat átmenetileg a merevlemezre írva, a munkamenet végén azokat nem törlik automatikusan, csak megjelölik felülírható fájlként. Amikor az olvasófej legközelebb arra jár, és épp írni szeretne adatokat, ezek a részek már felülírhatók. Ez a rutin a sebesség miatt került még nagyon régen minden merevlemez vezérlésébe bele, és ugyanilyen okból kifolyólag a flash alapú adattárolók (pl. pendrive, SSD, stb.) is ugyanígy működnek. Ahhoz, hogy az így átmenetileg tárolt adatokat megfelelő biztonsággal kezelje a gépünk, a Kyocera modellekhez elérhető Data Security Kit megvásárlása szükséges. Ez az opció csak akkor kell, ha a szóban forgó készülékben van merevlemez vagy SSD.

Nyomtatás védelem

A nyomtatáskezelő eszközök is szerepet játszanak a biztonságban. Csakis akkor érezhetjük azt, hogy maximálisan megtettünk mindent a vállalkozás, munkavállalók és ügyfélkör adatbiztonsága érdekében, ha teljes körű rálátásunk van a nyomtatásokra és a dokumentum infrastruktúrára. Fokozott figyelmet kell fordítanunk arra, hogy a nyomtatott dokumentumaink ne kerülhessenek illetéktelen kezekbe addig, ameddig az irodánk területén belül vannak még. Erre a Kyocera Net Manager nevű kiegészítő szoftver kiválóan alkalmas.

Nyomtatások és adatok járnak kézről-kézre – így a kiberbiztonság kérdése abszolút aktuális. Ahogy az új GDPR szabályozások és esetleges retorziók egyre inkább körvonalazódnak, egyre inkább érezhetjük a nyomtatás és a dokumentumbiztonság szükségszerűségét.